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打造铜墙铁壁:甲方拖款的法律风险防范

本文作者:湖南高泽律师事务所|陈召星律师

回款,不是老板或业务员个人的事情
在大多数先货后款的企业里。一单业务做完后,都是由接下这个业务的人负责去催款,企业主要由老板拉业务的,老板也要操心催款的事情,企业有专门的业务员的,业务员的回款业绩也会在要求和考核范围。
但是,企业的具体业务过程,市场部门签合同、业务部门送货、调试、验收、财务部门开票、收款,是一个身体一般的完整系统,送货和调试要根据签订的合同内容进行,收款也依赖于业务部门在送货和调试中保留并提供原始凭据。
这里,无论是谈业务的人在签合同时承诺了业务部门做不到的事情,或是业务部门没有按照合同履行,或虽然按照合同履行了,却没有为财务部门保留好履行合同的凭据,都会给对方留下拒绝付款的借口和漏洞,进而导致公司供了货却收不回款。

铜墙铁壁!回款只需做好以下配合
一、确定一个负责人员,对回款结果负责,同时对协调配合负责
协调配合的质量决定回款的成功,由负责签约和回款的人员负责协调,有利于增强责任意识,这个人员可以是老板,也可以是市场部老总。但前提是,这个负责人应当对协调配合的重要性和方法有充分认识。

二、谈合同做出承诺前,发给业务部门老总,问问能否做到
把准备签字的合同发给公司的技术负责人审核一遍,是市场部和业务部之间配合的最好形式。
对企业老板或市场部门而言,了解自己公司业务部门的供货速度、货物质量、工程水平是应该的,但有些具体的执行细节只有业务部门的技术人员才了解,能不能做到,能不能按时做到,这些都只有技术人员最清楚,为了避免做了难以实现的承诺被对方抓到履行不到位的把柄,谈合同时自然也要量力而行。

三、市场部门要通过简单的碰头会让业务部门熟悉合同内容
在一些企业中,每份合同的内容各有不同,为了避免因为业务部门不按合同履约导致收不回款,业务部门接到任务后,要对合同内容做到基本熟悉,工程要达到何种标准、货物要如何包装,运送到何处、何时必须送达,业务部门都必须了然于心,并且配备必要的人力物力来及时完成好合同订单任务。

四、业务部门必须注意收集签收单、验收单并做好保存工作
无论是供货还是工程,都是业务部门具体与客户进行对接。公司日后收款时少不了送货的签收单、调试记录、验收单和工程的进场单、验收单这些文件,而这些文件的制作保存,就是业务部门的职责。每次送货,都要有对方盖章签字的签收单(或送货单),合同规定的验收期限内,还要催促对方提供盖章签字的验收单,对方签字人员是基层员工的,还要要求对方出示名片或者授权书,也可以要求对方公司直接盖章,以备日后对方不承认签字人是对方员工时用作证据。

五、财务部门要定期与客户对账,及时开票
财务部门应该熟悉各份合同对方的应付款日期,按照合同及时联系客户,沟通付款和开票事宜,对于长期供货的客户,或者付款周期较长的客户,要定期以财务部门的名义向客户发对账单,对账单内应当记载已经完成的供货量或工程量,并记载上已付款和未付款,并且要求对方盖章后发回。
对账单是合同收款中最有价值的材料,只要有对方盖章的对账单,回款的难度就大大降低了,因此,负责回款的人员应当重点关注。

Tips小知识
财务部门出面对账的好处和注意事项
市场部门在揽回业务的过程中,往往需要与客户建立、保持良好的关系,而催款可能导致冲突显现化,进而导致关系变僵,由财务部门出面对账,打着公司财务制度要求的大旗,对方一般不好意思拒绝。
为了消除对方的警戒心理,对账函内还可以写上“本对账函仅用于确认双方账务情况,并非催款结算,请贵公司及时回复为盼”。